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先整理好下一次申请需要的访客目录

在建立访客申请前，请使用「我的访客」建立可重复使用的访客数据。新版目录区分个人与共用数据，并可用姓名、公司、电子邮件或标签快速搜索。

开始前​

  • 建立、编辑或发送访客通行证前，请先验证电子邮件。
  • 您可管理个人访客；共用访客由租户管理员管理。

建立容易找到的访客​

先找已有的访客
先找已有的访客

先选个人或共用名单，再搜索对方，避免重复建档。新版访客目录的布局已调整。

既有界面截图・繁体中文打开原图

此图为旧版画面，供辨认功能；新版布局与按钮名称可能不同。

  1. 打开 我的访客，选择 创建访客。
  2. 选择 个人 或 共用。共用数据可供同一租户公司使用；个人数据只属于您。
  3. 输入访客姓名；有数据时可加入有效电话或电子邮件，再视需要填写职称、公司与标签。
  4. 在公司或标签字段输入文字搜索。若项目不存在，选择字段出现的创建选项；VMS 会打开简短的公司或标签表单，保存后直接加入访客。
  5. 保存并确认访客出现在选定的目录分页。

结果： 任务中的访客选择器可选用此访客。

搜索、筛选与整理目录​

  1. 使用个人或共用分页选择数据范围。
  2. 在搜索栏输入姓名、公司、电子邮件或标签；需要不同排序时，可依清单可用字段排序。
  3. 打开 扩充功能，管理 公司、标签 或 分类；各项都有独立对话框可创建、编辑与删除。
  4. 从访客列的更多选单编辑、删除或重新发送通行证；您也可一次选择多位有管理权的访客删除。

将访客从个人切换为共用或反向切换时，系统会清除已选公司与标签，让您改选新范围可用的数据。

重新发送已有预约的通行证​

  1. 从访客列的更多选单选择 重新发送通行证。
  2. 同一位访客有多笔预约时，选择对应的申请单。
  3. 查看可使用时间后，使用 复制 复制通行证图片，或通过电子邮件发送。

若没有预约，VMS 会显示尚无通行证；寄信前请确认访客电子邮件正确。

管理公司、标签与分类​

从 延伸功能 打开 公司、标签 或 分类 的管理对话框，再创建、编辑或删除数据。公司可填名称、地址、网站与备注；标签可填名称与描述；分类有类型与名称。公司与标签必须在相同个人或共用范围内维持唯一，分类可用于访客申请单。

下一步​

前往 申请任务，在申请表单选择访客；再到 收件匣 追踪产生的单据。

疑难排解​

  • 无法创建或编辑访客。 请验证电子邮件；共用数据请由租户管理员修改。
  • 找不到公司或标签。 检查当前是个人或共用范围；公司与标签和访客使用相同范围。
  • 任务选择器没有访客。 先保存访客再重新打开选择器，并确认该范围可供申请使用。
  • 需要移除访客。 确认不再需要后才从更多选单删除；VMS 会要求确认。