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先整理好下一次申請需要的訪客目錄

在創建訪客申請前，請使用「我的訪客」創建可重複使用的訪客資料。新版目錄區分個人與共用資料，並可用姓名、公司、電子郵件或標籤快速搜尋。

開始前​

  • 創建、編輯或發送訪客通行證前，請先驗證電子郵件。
  • 你可管理個人訪客；共用訪客由租戶管理員管理。

創建容易找到的訪客​

先找已有的訪客
先找已有的訪客

先選個人或共用名單，再搜尋對方，避免重複建檔。新版訪客目錄的版面已調整。

既有介面截圖・繁體中文開啟原圖

此圖為舊版畫面，供辨認功能；新版版面與按鈕名稱可能不同。

  1. 開啟 我的訪客，選擇 創建訪客。
  2. 選擇 個人 或 共用。共用資料可供同一租戶公司使用；個人資料只屬於你。
  3. 輸入訪客姓名；有資料時可加入有效電話或電子郵件，再視需要填寫職稱、公司與標籤。
  4. 在公司或標籤欄位輸入文字搜尋。若項目不存在，選擇欄位出現的創建選項；VMS 會開啟簡短的公司或標籤表單，儲存後直接加入訪客。
  5. 儲存並確認訪客出現在選定的目錄分頁。

結果： 任務中的訪客選擇器可選用此訪客。

搜尋、篩選與整理目錄​

  1. 使用個人或共用分頁選擇資料範圍。
  2. 在搜尋欄輸入姓名、公司、電子郵件或標籤；需要不同排序時，可依清單可用欄位排序。
  3. 開啟 延伸功能，管理 公司、標籤 或 分類；各項都有獨立對話框可創建、編輯與刪除。
  4. 從訪客列的更多選單編輯、刪除或重新發送通行證；你也可一次選取多位有管理權的訪客刪除。

將訪客從個人切換為共用或反向切換時，系統會清除已選公司與標籤，讓你改選新範圍可用的資料。

重新發送既有預約的通行證​

  1. 從訪客列的更多選單選擇 重新發送通行證。
  2. 同一位訪客有多筆預約時，選擇對應的申請單。
  3. 查看可使用時間後，使用 複製 複製通行證圖片，或透過電子郵件寄送。

若沒有預約，VMS 會顯示尚無通行證；寄信前請確認訪客電子郵件正確。

管理公司、標籤與分類​

從 延伸功能 開啟 公司、標籤 或 分類 的管理對話框，再創建、編輯或刪除資料。公司可填名稱、地址、網站與備註；標籤可填名稱與描述；分類有類型與名稱。公司與標籤必須在相同個人或共用範圍內維持唯一，分類可用於訪客申請單。

下一步​

前往 申請任務，在申請表單選擇訪客；再到 收件匣 追蹤產生的申請單。

疑難排解​

  • 無法創建或編輯訪客。 請驗證電子郵件；共用資料請由租戶管理員修改。
  • 找不到公司或標籤。 檢查目前是個人或共用範圍；公司與標籤和訪客使用相同範圍。
  • 任務選擇器沒有訪客。 先儲存訪客再重新開啟選擇器，並確認該範圍可供申請使用。
  • 需要移除訪客。 確認不再需要後才從更多選單刪除；VMS 會要求確認。