什麼是 VMS？
明天有客戶來訪，或下週有承攬人員進場施工，你需要先把人員、時間與作業內容交給大樓確認。VMS（訪客管理系統）把這些工作串起來：租戶提出申請，簽核人確認內容，樓管核對進場資格並管理進出紀錄。
你通常會走過這條路：準備人員資料 → 建立申請任務 → 完成申請單 → 等待簽核 → 依大樓要求辦理進場。建立了任務，不代表已經通過簽核；要進場前，仍要確認申請結果與必要文件。
先選你的角色
| 你現在要做的事 | 從這裡開始 |
|---|---|
| 我是租戶，要邀請訪客或申請施工、駐廠 | 租戶快速上手 |
| 我是樓管，要準備大樓資料、處理申請或核對進場人員 | 樓管快速上手 |
| 我收到一封通知，要簽核、完成帳號流程或工具箱會議 | 外部流程快速上手 |
同一個人可能會用到不同入口。先看這次要完成的工作，再選路線；不用從頭讀完所有功能頁。
VMS 能幫你完成哪些工作
租戶：從安排來訪到追蹤結果
先在我的大樓確認要去哪一棟，再在我的訪客準備訪客名單。接著到申請任務選擇大樓提供的模板，完成適用的表單與簽核人資料。送出後，可以開啟申請單查看簽核進度；輪到你簽核的申請則到收件匣處理。
每張卡片代表你的單位已加入的一棟大樓。安排訪客或施工前，租戶可以在這裡確認目的地是否已開放給自己的單位使用。
此圖為舊版畫面，供辨認功能；新版版面與按鈕名稱可能不同。
樓管：先備妥資料，再處理每天的申請
你可以邀請註冊單位、維護承攬商與人員，並在模板管理設定申請內容與流程。日常工作從收件匣、施工申請總表或訪客申請總表開始。
樓管在這裡找到需要自己審核的申請。開啟申請單後，再核對申請內容與簽核進度。
此圖為舊版畫面，供辨認功能；新版版面與按鈕名稱可能不同。
收到通知的人：完成這一件事就好
外部頁面由通知中的專屬連結開啟。你可能需要簽核申請單、完成帳號流程，或確認工具箱會議與簽名。依通知所列的工作操作，完成後查看頁面結果。
先認識幾個詞
| 名詞 | 用一個情境理解 |
|---|---|
| 大樓 | 這次訪客或施工人員要進入的地方。不同大樓的可用模板與進場要求可能不同。 |
| 表單模板 | 樓管先準備的空白表單，決定要填哪些資料、由誰簽核。 |
| 申請任務模板 | 把多個表單模板排成流程，也能依答案決定哪些表單適用。 |
| 申請任務 | 租戶這次提出的一整件工作，例如某次施工申請。 |
| 申請單 | 任務裡需要填寫與簽核的一張表單；一個任務可能有多張申請單。 |
| 主承商與承攬人員 | 大樓維護的承攬單位與人員資料；施工或駐廠選人前，先確認人員已合格。 |
| 簽核 | 由流程指定的人確認申請內容。查看進度，才能知道輪到誰處理。 |
沒有設定條件的流程依原本順序填寫；設定條件的流程則依答案顯示適用表單。詳細規則見申請任務。
開始之前
- 租戶：從租戶登入頁登入，完成需要的電子郵件驗證，確認「我的 大樓」有目標大樓。收到邀請的人先依邀請完成帳號流程。
- 樓管：從BM 登入頁登入，確認目標大樓與管理權限。修改設定或使用者資料前，先確認是否需要管理員身分與電子郵件驗證。
- 外部流程：使用原通知的完整連結，先核對姓名、大樓與申請內容。不要轉傳個人的專屬連結。